Вы – не жертва бессистемного тайм-менеджмента, запомните это

Главная://, Блог, Инструменты управления, Мнения, Обучение взрослых/Вы – не жертва бессистемного тайм-менеджмента, запомните это

Список дел – незаменимый инструмент, а вы – не жертва бессистемного тайм-менеджмента…

Жертва бессистемного тайм-менеджмента. Ник Смольянинов.Список дел – незаменимый инструмент, если вам нужно с умом организовать свое время. Однако, если пользоваться им бессистемно, вы рискуете стать его заложником. Чтобы список действительно помогал вам эффективно планировать распорядок, нужно прежде всего определиться, в чем будет заключаться его предназначение.

Большинству из нас не удается это сделать, и наши списки оказываются забиты неотложными делами, которые нужно немедленно выполнить, важными задачами, о которых мы боимся забыть, поскольку по ним не предусмотрено специфических временных ограничений и повседневными мелочами, которые мы вносим в список, поскольку нам приятно сразу что-то вычеркнуть.

День за днем мы вычеркиваем мелочи, выполняем неотложные задачи (что, скорее всего, мы бы сделали и без списка) и откладываем в долгий ящик все остальное.

Чтобы решить эту проблему, попробуйте вести три списка дел и календарь в придачу. У каждого элемента из этого набора есть свое конкретное предназначение.

  • В список №1 вносятся важные, но не срочные проекты.
  • В список №2 попадают дела, с которыми нужно справиться до конца дня. Если невозможно заняться какой-то задачей сразу после ее появления, занесите ее в этот список, зная, что покинете офис только после того, как вычеркните последний пункт.
  • Список №3 предназначен для «не-дел»: он напомнит вам о вещах, в отношении которых вы сознательно решили, что они не стоят вашего времени. Их заносят в отдельный список, чтобы они не просочились обратно в основные.
  • Календарь следует вести, чтобы выделять время на важные задачи из вашего графика. Например, вместо того, чтобы внести в список дел пункт типа «написать статью», занесите его в календарь, параллельно выделяя необходимое количество времени на подготовку. Делайте это сразу же, как только пометите дату выступления. Тогда не возникнет ситуации, при которой за день до презентации вы заметите: «Боже, завтра мне надо сдать статью!» Если правильно отметить это событие в календаре, можно сразу увидеть, будет ли у вас время на ее написание. Выделение времени на подготовку должно стать одним из постоянных пунктов в вашем календаре.

Определите и распланируйте ваши приоритеты

Время – невозобновляемый ресурс, но люди редко относятся к нему так же скрупулезно, как к своим финансам (но это не точно: некоторые из нас и к финансам относятся «спустя рукава»). Необходимо руководствоваться стратегическим подходом в определении и анализе того, на что вы тратите время. Это позволит вам быть уверенными в реализации поставленных задач.

Что из ваших дел достаточно важно и достойно того, чтобы попасть в ваш список в первую очередь? Потратьте время на разработку четкого видения того, что является вашим предназначением, приоритетом, вашей личной целью и понимание того, какие из ваших дел приведут вас к успеху.

Для начала, посмотрите, какие пункты уже есть в вашем списке дел. Спросите себя, как каждый из них способствует (или не способствует) выполнению ваших целей, вашего предназначения. Действительно ли необходимо тратить время на выполнение этой задачи? И если да, должны ли именно вы непременно выполнить ее? Если вы отрицательно ответите хотя бы на один из поставленных вопросов, эти пункты можно вычеркнуть или передать кому-то другому и убрать из своего списка.

Затем заведите ваш список «не-дел». Как только вы осознаете, что у вас больше задач, чем времени на их выполнение, список «не-дел» покажется вам спасительной идеей. Это понимание заставит вас признать, что есть пункты с более низким приоритетом, с которыми вы, вероятно, никогда не разделаетесь. Избавьтесь от них: внесите такие задачи в список «не-дел» и постарайтесь навсегда о них забыть. Таким образом, вам не придется тратить бесценное время на постоянные раздумья о том, смогли ли бы вы выкроить на них несколько минут и заняться по-настоящему важными задачами.

Каждый раз, когда перед вами возникают новые задачи, определите, соответствуют ли они вашим приоритетам, способствуют ли вашей миссии и способствуют ли достижению целей. Если ответ отрицательный (и вас не уволят или не применят в отношении вас каких-нибудь других санкций за отказ заниматься этими поручениями), такие задачи должны быть внесены в список «не-дел». Туда же должны отправиться и несрочные и неважные задания.

После того, как ваш список дел будет урезан и приведен в соответствие с вашими приоритетами, оцените, сколько времени уйдет на выполнение каждой задачи. Возможно, вам захочется прежде всего заняться наиболее важными делами вне зависимости от того, срочные они или нет. Попробуйте внести в календарь важные, но не срочные задачи, которые должны занять много времени.

Большинству людей нравится вычеркивать выполненные пункты из своих списков дел

Почему бы и нет? Успешное выполнение задач приводит к всплеску дофамина, также известного как «нейромедиатор хорошего настроения». Если вам сложно заставить себя начать какое-то дело, поищите в своем списке задачу, на выполнение которой уйдет меньше всего времени, и, как говорится в рекламе Nike, «просто cделайте это». Выполнение нескольких простых задач может создать ощущение импульса и держать вас в тонусе и рабочем темпе.

Для более сложных проектов попробуйте составить список шагов, необходимых для успешного завершения задачи, и начните делать их. Разбивая масштабные проекты на маленькие задачи, вы можете избежать ощущения больших трудностей и связанного с ним чувства сопротивления.

Такой подход должен придать вам энергии и вдохновить на работу, избавить от ощущения загнанности, усталости и обиды. Начните с чистого листа, чтобы выделить необходимое время и пространство для того, чего вы действительно хотите достичь.

Вы считаете контроль над распределением своего времени важной и не терпящей отлагательств задачей? Если да, внесите в свой календарь запись о необходимости пересмотреть свой список дел согласно вышеперечисленным критериям. Сегодня!

Элиссон Римм

 

См. также: