Для понимания нужно прийти на гемба и сделать кайдзен

Главная://, Блог, Инструменты управления/Для понимания нужно прийти на гемба и сделать кайдзен

Кайдзен (японск. – «изменение» и «хорошо») – японская философия и практика непрерывного совершенствования процессов производства, разработки, бизнес-процессов и управления и всех аспектов хозяйственной жизни; простыми словами, это постоянное улучшение. Концепция стала очень популярной в Японии в 1950-х годах, а позже, благодаря работам Масааки Имаи, кайдзен приобрел популярность во всем мире. А около десяти лет назад он написал еще одну книгу под названием «Гемба кайдзен: путь к снижению затрат и повышению качества».

Кайдзен

История кайдзен началась после Второй мировой войны, когда « » впервые внедрила цикл качества в производственный процесс. На это частично повлияли гуру американского бизнеса и менеджмента, которые тогда консультировали и работали в Японии. В то время страна восходящего солнца переживала нелегкие времена, ее товары считались низкосортными и не были востребованными. Но через несколько десятилетий ситуация кардинально изменилась, и многие считают, что причина именно во внедрении кайдзен. Главная суть подхода – постоянное совершенствование процесса производства.

Принципы кайдзен:

1. Улучшать каждый процесс постепенно

Бизнес состоит из разных процессов: закупки, производство, продажи, финансы, маркетинг, сервис, кадры, НИОКР и др. Если не уделять каким-то сферам должного внимания, то оптимального результата вы не достигните, так как постоянно будете сталкиваться с потерями в разных областях. В бизнесе нет мелочей, поэтому улучшать необходимо все.

Для того чтобы улучшить процесс, для начала нужно понять его структуру. Затем необходимо проанализировать каждый элемент процесса и выявить те, которые можно удалить из хозяйственной жизни. В процессах не должно быть ничего лишнего.

2. Открыто обсуждать проблемы

Бюрократические организации неэффективны: в них все скрывается, решения принимаются избранными, обсуждения нет, движение информации происходит с задежками, искажениями или не происходит вовсе. Проблемы есть всегда, поэтому необходимо не скрывать их, а выносить на обсуждение. Улучшения невозможны без обсуждений и поиска решений.

3. Избавляться от лишних потерь

Под потерями понимаются:

  • избыточное производства продукции
  • избыточное количество сырья, материалов, полуфабрикатов
  • избыточное перемещение сырья, продукции, материалов
  • задержки, когда в рабочее время не осуществляется производственная деятельность
  • обработка, не приносящая ценности или добавляющая не нужную функциональность
  • движения, не связанные напрямую с осуществлением производственной деятельности
  • брак

4. Принимать идеи от сотрудников

Сотрудники – самая большая ценность. Персонал должен быть заинтересован в том, чтобы придумывать улучшения. Но даже сегодня часто это не так. Сотрудники эмоционально не вовлекается в дело компании, в которой работают. Поэтому важно создать такую систему, при которой каждый сможет предложить улучшение, получить возможность его реализовать, распространить в компании и получить за это вознаграждение.

5. Исправлять то, что не работает

Очевидный принцип, которого придерживаются далеко не все. Часто на производстве что-то не работает или работает не так, но никому нет до этого никакого дела. В результате компания учится жить с недостатками, но не устранять их. Лень и нежелание становиться лучше – отрицательные качества людей, это нужно изменить.

Три основных правила, следующих из этого принципа:

  • Если вы можете вести бизнес без сломанной вещи, выбросьте ее.
  • Если не можете – почините.
  • Если вещь может работать лучше – усовершенствуйте ее.

6. Быть экономным

Ошибочно полагать, что быть экономным значит экономить только на зарплатах сотрудников. Достигается же экономия мелкими улучшения во всех сферах.  Но нужно пмнить, что новые технологии не решают старые проблемы. Они лишь заменяют их новыми, но еще неизвестными.

7. Фокусироваться на клиентах

Легко забыть о клиентах, когда так много работы и проблем, но без фокуса на клиенте, повышения качества, снижения цен бизнес будет обречен.

8. Создавать рабочие команды

Каждый сотрудник должен стать членом рабочей команды и кружка качества. Такой подход помогает создать ощущение принадлежности к чему-то большему. Но главное – у сотрудников не будет возникать сомнений относительно того, нужно ли придерживаться высокого качества. Они будут воспринимать это по умолчанию.

9. Стандартизировать

Нужно создавать стандарты качества, регламенты и придерживаться их. Решения возможных проблем должны быть описаны в специальном документе, чтобы к нему мог обратиться любой сотрудник. Так можно закрепить достигнутый успех и всегда соответствовать стандартам.

10. Делать выводы, опираясь на факты

Анализируйте происходящее на основании фактов и достоверной информации.

Концепция кайдзен будет неполной, если не упомянуть о бережливом производстве. На самом деле, именно Lean является основой, а кайдзен – лишь его инструмент.

 

Бережливое производство

Бережливое производство – очень широкий термин и раскрыть его полностью в одной записи попросту невозможно, но обязательно нужно. Бережливое производство предполагает совмещение целей и стратегии компании с планами линейного менеджмента, а также с текущей деятельностью, выполняемой в организации, основываясь на постоянном стремлении к устранению всех видов потерь.

Принципы бережливого производства

1. Непрерывное улучшение

Именно эта концепция и называется кайдзен и является основным в бережливом производстве. Без постоянного улучшения прогресс будет остановлен: расходы станут расти, цены – подниматься, конкуренты – доминировать. Суть в том, чтобы непрерывное улучшение было состоянием, которое вы создадите в своей компании. Это не то, что нужно навязывать, и к чему нужно призывать время от времени: подобный принцип должен быть встроен в бизнес по умолчанию.

2. Уважение к человечеству

Бережливое производство тесно связано с людьми. Тот кто считает, что основная цель компании – прибыль, в долгосрочной перспективе проигрывают как в финансовом, так и в репутационном плане. Прибыль и выручка – это кровь бизнеса, а не цель; сотрудники – душа. Каждый работник, даже если не признает этого, хочет чувствовать себя значимым. Ему важно понимать, что он вносит вклад, причем не только в развитие компании, но и несет пользу обществу Клиенты тоже должны чувствовать, что о них заботятся, а обществу важно, чтобы организации разделяли общие ценности, заботились о планете и будущем.

3. Выравненное производство

Основой этого принципа является то, что рабочая нагрузка должна быть одинаковой каждый день. Но часто бывает наоборот: организаций находятся во власти своих клиентов, получая или не получая заказы; производство простаивает в ожидании и это ведет к серьезным издержкам и потерям. Можно составить прогноз о том, сколько людей купят ваш товар за 100 долларов, основываясь на предыдущем периоде. Но если вы сможете продавать его за 80 долларов, повысив при этом качество, то сможете продавать гораздо больше и в итоге лишь выиграете.

4. Продукция «точно в срок» (вытягивание)

Если вы создаете продукт, который лежит на складе, это чревато огромными издержками. Если не можете создать продукт из-за того, что поставщик не привез нужные компоненты, результат будет точно таким же. Вот почему современные компании используют канбан – систему организации производства и снабжения, позволяющую реализовать принцип «точно в срок».

5. Встроенное качество

Качество должно быть встроено буквально во все процессы: в производственный процесс, в конструкцию продукта, в упаковку, в доставку и т. д. Данный принцип позволяет замечать дефекты на ранних стадиях и тут же исправлять их, что ведет к снижению издержек и непрерывному производству.

6. Устранение и использование отходов

Одним из основных принципов бережливого производства является ликвидация или использование отходов.

7. Визуализация

Это визуальная система обратной связи, которая оповещает всех сотрудников о статусе производства и позволяет операторам прекратить производственный процесс. Действует как сигнальная система в реальном времени на заводе, которая сразу же обращает внимание на проблемы.

8. Отходы

Отходы – это то, что не повышает ценность с точки зрения клиента. Устранение отходов является важным направлением бережливого производства.

9. Защита «от дурака»

Обнаружение ошибок и их предотвращение в производственных процессах с целью достижения нулевых дефектов помогает значительно экономить, потому что обнаружение дефектов на этапе производства обходится намного дешевле, чем исправление дефектов во время эксплуатации продукта.

 

Гемба кайдзен

Дословный перевод слова «гемба» – место, где происходит событие. Гемба – это обозначение подхода, согласно которому для полноценного понимания ситуации необходимо прийти на место выполнения процесса, собрать факты и непосредственно здесь, на месте принять решение. Гемба говорит руководителю о том, что при любой проблеме нужно вырабатывать решение на месте, а не удаленно.

Суть гемба кайдзен заключается в том, чтобы сделать улучшения в гемба (то есть в месте, где происходит реальная работа). Эти усовершенствования окажут большое влияние на организацию.

Пять золотых правил менеджмента гемба кайдзен:

1. Когда возникает проблема, сначала отправься на гемба (место рабочего процесса). Это даст четкое представление о проблеме и поможет найти подходящее решение (японский принцип отличается от американского, где все проблемы решаются, как правило, удаленно).

2. На гемба проверь гембуцу (оборудование, среду). Проверьте объекты и найдите возможную причину проблемы (причины могут быть классифицированы по 5 принципам: человек, машина, материал, методы и измерения).

3. Прими решение только на гемба, то есть непосредственно на месте возникновения проблемы, чтобы избежать дальнейшего ухудшения.

4. Найди основную причину (методы «5 почему?», диаграмма Исикавы, диаграмма Парето).

5. Чтобы проблема не возникала снова, зафиксируй ее в инструкциях и стандартах.

Итак, кайдзен – это непрерывное совершенствование всех аспектов деятельности организации (а также всех сфер жизни человека). Этот термин был известен в Японии и раньше, однако мировую известность он получил в 1986 году, когда вышла книга Масааки Имаи «Kaizen: The Key to Japan’s Competitive Success». Термин «кайдзен» переводится как «непрерывное совершенствование». Оно имеет отношение к трем сферам – работе, бизнесу и личному совершенствованию. Когда вы задаете себе вопрос в любых сферах жизни «Как я могу стать еще лучше?» – вы правильно понимаете философию кайдзен.

Еще раз о принципах кайдзен

Стоит сказать, что не Масаки Имаи придумал философию кайдзен, он ее только описал. И даже кайдзен подлежит совершенствованию, его положения и принципы постоянно уточняются и улучшаются. Вот некоторые из них.

1. Самодисциплина. Научись контролировать себя и уважать других сотрудников своей организации, как самого себя.

2. Самосовершенствование. Приучись определять области своей ответственности и начинай с решения собственных задач.

3. Информируй каждого сотрудника о деятельности компании.

4. Концентрируйся на клиентах. Помни, что это и есть главная цель бизнеса.

5. Изменяй непрерывно. Это и есть суть кайдзен – каждый день, понемногу, но меняйся в лучшую сторону и меняй свою компанию.

6. Открыто признавай проблемы. Там, где нет проблем, невозможно совершенствоваться. Открыто обсуждай проблемы.

7. Пропагандируй открытость. Сотрудники должны общаться, а не делиться на группы.

8. Создавай рабочие команды.

9. Управляй полифункциональных командами.

10. Развивайся по горизонтали. Передавай свой личный опыт в компании.

11. Делегируй полномочия каждому сотруднику. Развивай в каждом сотруднике желание совершенствоваться в каждом аспекте жизни. Так ты сможешь поручать ему работу разной сложности.

12. Планируй. Затем сравнивай план с результатом.

13. Предотвращай рецидивы. Выясни причину проблемы и борись именно с ней, а не с ее проявлениями.

14. Качество встраивается в процесс. Причем как можно раньше.

15. Стандартизацируй.

Разобравшись со значением гемба (еще раз – это место рабочего процесса), мы готовы понять и разобрать пять шагов поддержания порядка. Эти принципы также можно использовать в личной жизни и для саморазвития.

Пять шагов для поддержания порядка (5S)

1. Seiri – сортировка, аккуратность
2. Seiton – порядок
3. Seiso – чистота
4. Seiketsu – стандартизация
5. Sitsuke – самодисциплина

Кайдзен учитывает сопротивление людей переменам, поэтому прежде чем внедрить 5S, людей нужно тщательно к этому подготовить. Подготовка означает обсуждения выгод от внедрения и обсуждения этой философии. Люди должны понять, что внедрение 5S поможет им же самим, что это не очередная прихоть начальства, намеревающаяся сделать их жизнь хуже.

Эти пять шагов экономят время, оставляют мозг ясным и чистым. Инструменты не теряются, станки ломаются реже, а если и ломаются, починить их не составляет труда. Это требует от работника полной самоотдачи и самодисциплины, поэтому на внедрение философии кайдзен и правила 5S может уйти какое-то время.

Восточный и западный подходы и менталитет отличаются, и довольно сильно. Европейцы и американцы любят революционные технологии, способные решить все их проблемы в бизнесе и личной жизни. Они находят какое-нибудь тотальное решение проблем методом проб и ошибок. Кайдзен же предлагает неказистый и медленный путь наверх. Мало кому интересно, что человек делает по шажку каждый день, это обыденно и скучно. Зато спустя пару лет результаты могут поразить. Если не поразили – вы не освоили кайдзен. Конечно это сложно. Для того, чтобы приучить себя к каждодневному совершенствованию, нужно изменить свою жизнь.

Анти-кайдзен

Анти-кайдзен – токсичное поведение, которое включает в себя все ограничивающие убеждения, которые препятствуют любым улучшениям и прогрессу. Выделяют 13 убеждений токсичного поведения, которые мешают прогрессу и улучшению. Это касается не только компаний, но и людей:

1. Лгать себе: выглядеть богатым и успешным, хотя на самом деле это не так.

2. Считать себя жертвой обстоятельств: ныть, стенать и обвинять окружающий мир.

3. Мыслить в стиле «нет необходимости в улучшениях»: позволять рутине себя засосать, повторяя одни и те же действия.

4. Считать, что времени всегда недостаточно: отговорка для того, чтобы не развивать себя или компанию.

5. Стремиться реагировать на проблемы, а не предупреждать их: такие люди всегда не успевают сделать работу к дедлайну, получая изрядную долю стресса.

6. Отсутствие уверенности в себе и мужества: это, что необходимо для того, чтобы противостоять проблемам, неудачам и ошибкам.

7. Страстно желать изменить других, а не себя: такие люди не понимают, что изменение начинается именно с них.

8. Считать проблемы чем-то невыносимым, а не средством для извлечения опыта: вместо прогресса они получают стресс и портят себе нервы.

9. Не создавать новые идеи: потому что это сложно, болезненно и требует времени.

10. Быстро сдаваться: изменения – это очень длительный процесс, поэтому начать, но не закончить равно не начинать.

11. Решать проблемы при помощи дополнительного администрирования и денег, а не при помощи мозга и творческого мышления.

12. Надеяться на лучшие времена, ничего при этом не делая: проблемы сами собой не решатся.

13. Слишком быстро принимать решения: не имея достаточной информации, легко ошибиться.

 

Книги о гемба кайдзен

Тема кайдзена и бережливого производства очень обширна, поэтому, вполне вероятно, что вы захотите в нее углубиться.

1. Генри Форд. Моя жизнь, мои достижения.
2. Масааки Имаи. Кайдзен: Ключ к успеху японских компаний.
3. Масааки Имаи. Гемба кайдзен: Путь к снижению затрат и повышению качества.
4. Хироюки Хирано. 5S для рабочих: Как улучшить свое рабочее место.
5. Джеффри Лайкер и Дэвид Майер. Практика дао Toyota: Руководство по внедрению принципов менеджмента Toyota.
6. Роберт Маурер: Шаг за шагом к достижению цели: Метод кайдзен.
7. Джеффри Лайкер. Дао Toyota: 14 принципов менеджмента ведущей компании мира.
8. Джеймс П. Вумек, Дэниел Т. Джонс. Бережливое производство: Как избавиться от потерь и добиться процветания вашей компании.
9. Майкл Томас Вэйдер. Инструменты бережливого производства II: Карманное руководство по практике применения Lean.
10. Юрий Адлер (редактор). Канбан и «точно вовремя» на Toyota: Менеджмент начинается на рабочем месте.
11. Дон Теппинг, Энн Данн. Бережливый офис: Устранение потерь времени и денег.